10. Arkivering
Arkivering av søknader
Søknader med tilhørende dokumentasjon i form av vedlegg sendes over til arkivering hos statsforvalteren via SvarUT, og skal arkiveres i statsforvalterens arkivsystem.
Arkivering av vedtak
Saksbehandler må legge inn arkivreferanse på saken i Agros. Arkivreferansen vil da gå frem av vedtaksbrevet, som arkiveringsansvarlig finner i SvarUt, og dette vil lette arbeidet med å arkivere det på riktig sak i statsforvalterens arkiv.
Hvis søknaden er kommet inn på papir, må saksbehandler korrigere mottattdato på saken i Agros for å vise den reelle datoen søknaden kom inn i stedet for den datoen saksbehandler la papirsøknaden inn i Agros.
Bevaring av dokumenter fra Agros
Statsforvalterembetene må selv ta beslutning for å håndtere bevaring og kassering av dokumentasjon etter gjeldende lovverk. Landbruksdirektoratet har ingen myndighet til å bestemme hvordan dette skal håndteres.
Når det gjelder generell saksbehandling som er journalført i statsforvalterens saks-/arkivsystem, har embetene egne bevarings- og kassasjonsbestemmelser som må følges. Mer informasjon kan fås ved å ta kontakt med Dokumentforvaltningen hos Statsforvalterens fellesadministrasjon.