Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Landbruksdirektoratet, ved administrende direktør, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger.

Du kan ta kontakt med Landbruksdirektoratet på e-postadressen postmottak@landbruksdirektoratet.no eller telefon 78 60 60 00.

Du kan også sende brev per post til Landbruksdirektoratet Postboks 1450 Vika 0116 Oslo.

Databehandlere utenfor EU/EØS (tredjeland)

Landbruksdirektoratet benytter databehandlere som drifter IT-løsninger utenfor EU/EØS (tredjeland). For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger i tredjeland, sikrer Landbruksdirektoratet at dette bare gjøres der det finnes et overføringsgrunnlag. Hvis du ønsker mer informasjon om dette kan du be om innsyn hos oss på e-post postmottak@landbruksdirektoratet.no  eller via eInnsyn.

Slik behandler Landbruksdirektoratet personopplysninger

Vi er opptatt av å ivareta ditt personvern. Alle dine personopplysninger skal være trygge hos oss. Det inkluderer alt som kan knyttes direkte til deg som person, blant annet fødselsnummer, kontaktinformasjon og opplysninger om hvilke tilskudd og utbetalinger du eller ditt enkeltpersonforetak har fått.

Innsamling av personopplysninger

Hvorfor har vi personopplysningene dine?

Landbruksdirektoratet behandler personopplysninger for å oppfylle direktoratets pålagte oppgaver. Personopplysningene samles i hovedsak inn fra deg, og brukes først og fremst i forbindelse med behandling av søknader og klager, utbetalinger, fakturering, kontroll og administrasjon av brukere. Dersom vi ikke har disse personopplysningene vil det ikke være mulig å utføre oppgavene våre. I tillegg behandler vi personopplysninger for å forebygge og avdekke straffbare handlinger.

Landbruksdirektoratet vil viderebehandle personopplysningene for arkiv- og statistikkformål. I tillegg kan vi utlevere personopplysningene i visse tilfeller, se punktet «Utlevering av personopplysninger».

Hvilke personopplysninger har vi?

Følgende typer personopplysninger kan bli behandlet om deg:

• navn
• adresse 
• telefonnummer
• e-postadresse
• kontonummer
• fødselsnummer eller andre entydige identifikasjonsmidler
• navn enkeltpersonforetak
• organisasjonsnummer enkeltpersonforetak
• hvor mye tilskudd/erstatning du eller ditt enkeltpersonforetak har mottatt
• skogeiers saldo på skogfondkonto
• personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse hvis du eller ditt enkeltpersonforetak har søkt om tilskudd i reindriften
• personopplysninger om helseforhold hvis du eller ditt enkeltpersonforetak har søkt om tilskudd på grunn av sykdom, graviditet eller fødsel
• ved mistanke om lovbrudd og straffbare handlinger kan Landbruksdirektoratet behandle personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger

Saker som inneholder personopplysninger har tilgangsstyring slik at kun relevante personer med tjenstlig behov hos Landbruksdirektoratet har tilgang.

Hva er behandlingsgrunnlaget?

For å behandle personopplysninger må Landbruksdirektoratet ha et behandlingsgrunnlag (rettslig grunnlag). Det rettslige grunnlaget er som hovedregel at behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å

• oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler Landbruksdirektoratet,
• utføre en oppgave i allmennhetens interesse som Landbruksdirektoratet er pålagt, eller
• utøve offentlig myndighet som Landbruksdirektoratet er pålagt

I tillegg vil vi i enkelte tilfeller behandle personopplysningene fordi vi etter en vurdering mener at vi har en «berettiget interesse» (saklig grunn) (se GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), for eksempel en registrering av besøkende i våre lokaler eller brukeradministrasjon (tilgangsrettigheter i systemer Landbruksdirektoratet forvalter). Dette gjelder ikke vår behandling av søknader om tilskudd eller andre oppgaver der vi utøver offentlig myndighet.

Når du kontakter oss på telefon eller på e-post innebærer det at du samtykker til at vi lagrer kontaktopplysningene dine for å kunne kontakte deg i forbindelse med din henvendelse.

Hvis vi behandler personopplysningene dine etter samtykke fra deg, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

Når innhenter vi personopplysninger fra andre enn deg?

Som en del av saksbehandlingen innhenter Landbruksdirektoratet i noen tilfeller opplysninger fra andre offentlige myndigheter på eget initiativ for å opplyse saken best mulig, i tråd med forvaltningsloven § 17. Vi innhenter blant annet opplysninger fra kommuner, Statsforvaltere, Altinn, Skatteetaten, NAV, Kartverket og Tolletaten. I noen tilfeller kan vi også innhente dette fra andre virksomheter slik som distriktsstyrer for reindrift.

Hvis vi behandler en søknad eller klage om tilskudd eller lignende på grunn av sykdom, graviditet eller fødsel innebærer dette at tilskuddssøker kan legge ved opplysninger om nær familie, inkludert barn.Vi kan også samle inn personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysninger kan bli innhentet fra banker, finansinstitusjoner, politiet, Tolletaten, Mattilsynet og andre offentlige myndigheter.

Vi informerer deg når vi innhenter opplysninger om deg fra andre, med mindre innsamlingen er lovbestemt, hvis varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, personopplysningene er taushetsbelagte eller hvis vi vet at du allerede er kjent med at vi innhenter disse opplysningene.

Sensitive personopplysninger

Med sensitive personopplysninger menes for eksempel personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse eller helseopplysninger.

Det er strenge krav til behandling av sensitive personopplysninger.
I forbindelse med reindriftsforvaltningen vil Landbruksdirektoratet behandle sensitive personopplysninger om en persons etniske opprinnelse.

Når Landbruksdirektoratet behandler en søknad, klage eller utbetaling av tilskudd på grunn av sykdom, graviditet eller fødsel, vil vi behandle helseopplysninger.  .

Saker som inneholder sensitive personopplysninger har tilgangsstyring slik at kun relevante personer med tjenstlig behov hos Landbruksdirektoratet har tilgang.

Saksbehandling og arkiv

Landbruksdirektoratet bruker WebSak Fokus arkiv- og saksbehandlersystem for elektronisk lagring av dokumenter. WebSak Fokus er et system fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK-5).

Arkivleder er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Avdelingsdirektør følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Det registreres ulike typer personopplysninger i WebSak Fokus. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår i den konkrete saken. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i noen tilfeller inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, slik som sensitive personopplysninger.

Innsyn og offentlighet

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Sensitive personopplysninger vil som hovedregel være «personlige forhold» som er underlagt taushetsplikt og dermed ikke utleveres.

Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når det kan unntas offentlighet. Landbruksdirektoratet praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Landbruksdirektoratet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel.

E-post og telefon

Vi benytter e-post og telefon daglig for å oppfylle Landbruksdirektoratets oppgaver. Avdelingsdirektøren i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Landbruksdirektoratets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner eller samhandlingsplattform som Teams. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Landbruksdirektoratet registrerer en oversikt over journalister som har vært i kontakt med kommunikasjonsstaben vår. Utover dette gjør vi ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i våre lokaler og deltakelse i arrangementer

Hvis du besøker våre lokaler registrerer vi navnet ditt, hvilken virksomhet du kommer fra og hvem du skal besøke. Dette bruker vi for å ha oversikt over hvem som er tilstede i tilfelle behov for evakuering, og vurdering av behov for møterom. Liste over besøkende blir slettet regelmessig, normalt etter ett år.

Navn, e-postadresse og telefonnummer kan også samles inn i forbindelse med deltakelse på andre arrangementer i vår regi. Behandling av personopplysningene er kun i forbindelse med arrangementet, under omstendighetene bestilling av mat, hotell og transport, samt fakturering.

Automatiserte avgjørelser

For søknadsbehandling og tilskuddsutbetaling ved digital søknadsløsning for tilskudd til veterinærreiser (VETS), gjøres dette ved automatiserte avgjørelser.

Automatisk saksbehandling

Ved behandling av søknad om tilskudd til veterinærreiser gjøres dette både ved automatisk og manuell saksbehandling av søknader. I utgangspunktet blir alle søknader behandlet automatisk med mindre de blir stoppet av maskinelle kontroller eller av saksbehandler.

Det er implementert ulike kontroller for å ta ut reiser som må behandles manuelt av en saksbehandler. Disse reisene blir lagt i en egen søknad og satt til manuell behandling i landbruksforvaltningens interne system AGROS. Dette kan for eksempel være høye søknadsbeløp, høyt antall besøk på reiseruta det søkes om tilskudd for, stor reiseavstand og liknende.

Reiser som går gjennom kontrollene uten å bli merket for manuell behandling, blir lagt i en søknad merket for automatisk behandling. Disse blir igjen liggende i Landbruksdirektoratets interne systemer i 14 dager før de blir automatisk innvilget med tilskuddsbeløp som er likt søknadsbeløpet.

Det er statsforvalter som fatter vedtak om tilskudd, jf. forskrift om tilskudd til veterinærreiser § 7. Denne myndigheten utøves gjennom en egen godkjenner-rolle i AGROS. Det er dermed den relevante statsforvalter som er behandlingsansvarlig etter personvernregelverket, både for de automatiske og manuelle behandlede søknadene.

Automatisk utbetaling

Tilskuddsbeløpet i søknader som saksbehandles automatisk, blir utbetalt automatisk. Alle opplysninger som ligger til grunn for det automatisk fattede vedtaket kan hentes frem av saksbehandler hos statsforvalter (vedtaksbrev og søknad med alle reiser).

Godkjent beløp overføres til det kontonummeret som er tilknyttet det veterinærforetaket som har sendt inn den respektive søknaden (unik ID), som igjen består av en eller flere reiser (unik ID), som igjen består av ett eller flere veterinærbesøk (unik ID). Dette sikrer full sporbarhet i systemet – fra et utbetalt beløp til et veterinærforetak og tilbake til den enkelte reise og besøk som dannet grunnlaget for det utbetalte beløpet.

Klage

Dersom en er uenig i vedtaket som fattes om tilskudd til veterinærreiser, kan vedtaket påklages til Landbruksdirektoratet. Vedtaket vil da bli gjennomgått på nytt manuelt av en saksbehandler i Landbruksdirektoratet hvis statsforvalter opprettholder vedtaket.

Dine rettigheter

Innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvordan vi behandler dem.

Retting

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og fullstendige slik vi kan behandle dine henvendelser, for eksempel søknad eller en klage. Du kan kreve at vi retter opplysninger om deg hvis de er feil eller mangelfulle.

Sletting

Personopplysninger skal ikke lagres lengre enn det som er nødvendig.  Du kan kreve at Landbruksdirektoratet sletter personopplysninger om deg. For å vurdere når personopplysningene kan slettes ser vi blant annet hen til hva Landbruksdirektoratet skal bruke personopplysningene til (formålet) eller hva som kreves i henhold til inngåtte avtaler. 

Begrensning

Du har rett til å kreve at Landbruksdirektoratet begrenser behandlingen av personopplysningene dine. Med «begrensning av behandling» menes at lagrede personopplysninger merkes for å begrense behandlingen av disse.

Dataportabilitet

Du har rett til å motta personopplysninger om deg selv som du har gitt til Landbruksdirektoratet hvis dette er basert på samtykke eller en avtale, og behandlingen utføres automatisk. Dette skal du kunne motta i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og ha rett til å overføre til en annen behandlingsansvarlig.

Protestere

Du har i noen tilfeller rett til å protestere mot at Landbruksdirektoratet behandler personopplysninger om deg. Du kan også nekte at dine personopplysninger blir brukt til direkte markedsføring.

Hvis du ønsker å gjøre bruk av disse rettighetene, kan du ta kontakt med personvernombudet som vil behandle din henvendelse (se kontaktinfo lengre ned).

Din henvendelse til oss vil bli besvart kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Utlevering av personopplysninger

Tilgang og overføring internt i Landbruksdirektoratet

Internt i Landbruksdirektoratet lagrer vi personopplysninger i flere fagsystemer som er tilgjengelig for alle i Landbruksdirektoratet. Formålet med dette er en hensiktsmessig saksbehandling og å gi brukerne våre best mulig service.

Saker som inneholder sensitive personopplysninger har tilgangsstyring slik at kun relevante personer hos Landbruksdirektoratet har tilgang.

Utlevering av personopplysninger innen landbruksforvaltningen

Landbruks- og reindritsforvaltningen i Norge er delt mellom kommunene, Statsforvalterne, Landbruksdirektoratet med flere. For å sikre en effektiv saksbehandling og oppgavedeling er det i en del saker behov for å dele opplysninger dersom dette er i tråd med regelverk slik som personvernregelverket.

Kommuner og statsforvaltere behandler saker, og dermed personopplysninger, i flere forskjellige fagsystemer som blir driftet av Landbruksdirektoratet. Personopplysninger som er relevante for saksbehandling av kommuner og statsforvaltere blir utlevert mellom myndighetene i denne forbindelse. Dette er for å sikre en effektiv saksbehandling.

Personopplysninger om landbrukseiendommer overføres til Landbruksregisteret.

Utlevering av personopplysninger til andre eksterne

Det kan forekomme at vi utleverer personopplysninger til andre offentlige myndigheter etter henvendelse. For eksempel kan politiet be om liste over bønder i et område hvor det har blitt funnet et dødt eller skadet beitedyr, og Landbruksdirektoratet kan utlevere nødvendige personopplysninger til Riksrevisjonen. I utgangspunktet er slik utlevering av personopplysninger hjemlet i respektive regelverk. Vi kan også videreformidle henvendelser vi har mottatt som skulle vært sendt til en kommune eller Statsforvalter.

Opplysninger som er nødvendige for oppfølging eller behandling av klagesaker vil bli utlevert til rette klageorgan, for eksempel kommune, Statsforvalter, Reindriftsstyret eller Landbruks- og matdepartementet (LMD). I spesielle saker der vi mener utfallet kan være urimelig, men regelverket ikke åpner for noe annen konklusjon kan vi også sende kopi av vedtaket til LMD som et innspill til regelverksendring.

Landbruksdirektoratet kan utlevere personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysninger kan bli utlevert til banker, finansinstitusjoner, politiet, Tolletaten, Mattilsynet og andre offentlige myndigheter. Landbruksdirektoratet vil rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til Økokrim eller lokal politimyndighet.

Vi utleverer personopplysninger om landbruksforetak og eiere av landbrukseiendommer til Landbrukets Dataflyt og Geonorge. Veterinærinstituttet har tilgang til Landbruksregisteret for utøve sine oppgaver i beredskapssituasjoner ved utbrudd av alvorlige sykdommer. Mattilsynet mottar oversikt over produsentnumre ved kommune- og fylkessammenslåing. Felleskjøpet Agri har tilgang til personopplysninger på grunn av deres rolle som markedsregulator for korn. Vi kan også utlevere personopplysninger om enkeltpersonforetak til andre aktører hvis vi etter en vurdering mener at dette er forenlig med det opprinnelige formålet personopplysningene ble innhentet for. Dette gjøres for eksempel til felles datakatalog.

Landbruksdirektoratet utleverer en rekke data til SSB hvor personopplysninger kan fremgå, som brukes til å utarbeide offisiell statistikk. SSB har taushetsplikt om data de mottar.

Ved forespørsel kan vi utlevere personopplysninger for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål, for eksempel til NIBIO. Hvis formålet med forskningen kan oppnås ved å anonymisere personopplysningene, vil vi anonymisere disse.

Enhver kan få innsyn i en sammenstilling av opplysninger i tråd med i offentleglova § 3 og
§ 9.

Landbruksdirektoratet avleverer arkivmateriale fra sak- og arkivsystemet til Arkivverket i tråd med arkivloven.

Publisere personopplysninger

Landbruksdirektoratet publiserer i noen tilfeller statistikk og oversikt over tildeling av tilskudd. Hvis det er mulig å oppnå formålet med å publisere statistikken uten å identifisere personen eller enkeltpersonforetaket vil vi gjøre dette.

Landbruksdirektoratet kan publisere personopplysninger om enkeltpersonforetak på nettsidene våre hvis vi etter en vurdering mener at dette er forenlig med det opprinnelige formålet personopplysningene ble innhentet for. Vi publiserer ikke andre personopplysninger med mindre dette følger av et regelverk.

Personvernombud

Landbruksdirektoratet sitt personvernombud skal blant annet være en hjelp for deg som bruker. Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du kontakte personvernombudet på personvernombud@landbruksdirektoratet.no.

Informasjonskapsler (cookies)

Landbruksdirektoratet benytter informasjonskapsler (cookies) på våre hjemmesider. Informasjonskapsler er små filer som kan lagre informasjon om hvordan brukerne bruker internettsider.

Informasjonen lagres i den nettleseren du bruker, altså hos deg. Formålet med lagring av informasjonskapslene i Landbruksdirektoratet er å

• samle inn nettstatistikk ved hjelp av Google Analytics. Vi samler ikke inn informasjon som kan identifisere deg som person i denne forbindelse. Du kan velge å ikke tillate informasjonskapsler i nettleseren din, uten at dette påvirker funksjonaliteten i våre åpne løsninger. Mer om nettstatistikk er beskrevet under.
• kunne kontrollere at du er autentisert bruker i våre løsninger som krever innlogging. Informasjonskapsler benyttes for å kunne autentisere deg som bruker i ID-porten og bevare innloggingen i våre løsninger. Vi samler ikke inn noen ytterligere informasjon om deg i denne sammenheng. Hvis du velger å ikke tillate informasjonskapsler i nettleseren, vil du ikke kunne logge deg inn på våre tjenester.

Siden vi bruker informasjonskapsler på en slik avgrenset måte, vil du ikke bli bedt om å akseptere bruk av dem på våre nettsider.

Slik unngår du informasjonskapsler

Om du ikke vil tillate lagring av informasjonskapsler på din datamaskin, må du slå av funksjonen i nettleseren. Vær oppmerksom på at dette vil føre til at du ikke kan autentisere deg i ID-porten for å bruke våre digitale løsninger, og du kan miste funksjonalitet på andre nettsteder.

Du kan slette informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting av informasjonskapsler i din nettleser. Mer informasjon finner du her: Slik administrer du informasjonskapsler

Nettstatistikk

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Informasjonen brukes til å analysere bruksmønstre og for å forbedre nettstedets funksjonalitet.

Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er:

• hvor mange som besøker ulike sider
• hvor lenge besøket varer
• teknisk informasjon om din nettleser og ditt operativsystem

Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Vi oppbevarer informasjonen i 14 måneder.

Feedback-funksjonen «Fant du det du lette etter» på nettsidene våre samler ikke inn personopplysninger. Som det fremgår under fritekstfeltet skal dette ikke brukes til personopplysninger.

Søk

Landbruksdirektoratet lagrer informasjon om hvilke søkeord som benyttes i søkeverktøyet på nettsiden vår. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om deg, slik som din IP-adresse.

Nyhetsbrev

Du kan abonnere på nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss når vi publiserer ny informasjon på landbruksdirektoratet.no. For at vi skal sende e-post til riktig abonnent, må du registrere navn og e-postadresse. Disse opplysningene lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også hvis vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Klage til Datatilsynet

Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du mener at Landbruksdirektoratet ikke behandler personopplysninger i tråd med personvernregelverket. Se mer informasjon på Datatilsynets nettsider,www.datatilsynet.no .

Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldende fra tidspunktet de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra den datoen så vel som eksisterende informasjon. Du kan finne ut når disse retningslinjene sist ble revidert ved å se “Oppdatert” øverst på denne siden.