Instruks for Omsetningsrådet

1. Omsetningsrådets saksbehandling

Omsetningsrådet er et offentlig kollegialt forvaltningsorgan med særlig uavhengig stilling. For rådets saksbehandling gjelder forvaltningslovens regler med de unntak som følger av omsetningsloven jf. markedsreguleringsforskriften § 7-2.

Rådets leder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under rådet, kalle inn til rådsmøter og lede rådsbehandlingen. Ved leders forfall skal nestleder lede rådsbehandlingen.

Saksdokumentene skal som regel sendes rådets medlemmer senest en uke før møtet. Dagsordenen gjøres offentlig tilgjengelig umiddelbart etter at den er sendt til rådsmedlemmene.

Rådet fatter vedtak og beslutninger i møte. Møtene kan avholdes fysisk eller via telekommunikasjon. Rådet er vedtaksført når 6 medlemmer møter, hvorav minst en er leder eller nestleder.

Omsetningsrådets møter er som hovedregel åpne. Det kan vedtas lukket møte når taushetsbelagte opplysninger behandles eller andre forhold gjør det nødvendig. Det vises til «Rutiner for praktisering av åpne møter i Omsetningsrådet og Omsetningsrådets arbeidsutvalg», vedtatt i sak 17/09.

2. Protokoll og saksinnstilling

Det skal føres protokoll over behandlingen i rådet. Protokollen skal minst angi tid og sted, hvilke medlemmer som møter og hvilke som har forfall, behandlingsmåten og saksliste. Rådets vedtak skal begrunnes når det er nødvendig, jf. forvaltningsloven § 24. Protokollen skal angi avstemningsresultat. Spørsmål om inhabilitet skal protokolleres, herunder konklusjon.

Foreløpig protokoll gjøres offentlig tilgjengelig 48 timer etter at utkast til protokoll er sendt møtedeltakerne til kommentar dersom ikke Omsetningsrådet bestemmer noe annet. Endelig protokoll gjøres offentlig tilgjengelig straks protokollen er godkjent av rådet.

Omsetningsrådet kan bestemme at protokollen eller deler av protokollen skal gjøres offentlig på et tidligere tidspunkt. I tilfeller der vedtaket kan påvirke konkurranseforholdene mellom ulike aktører eller grupper av aktører i markedet, skal rådet alltid vurdere umiddelbar offentliggjøring.

Saksinnstillingen skal som regel være en del av protokollen. Dette er ikke til hinder for at rådet i saker der særskilte hensyn gjør seg gjeldende, f.eks. taushetsplikt, kan foreta en nærmere og konkret vurdering av om innstillingen og dokumentene, herunder opplysningene som ligger til grunn for saken, skal publiseres som en del av møteprotokollen.

3. Inhabilitet

Forvaltningslovens kapittel II om inhabilitet gjelder for rådets virksomhet.

Hvert medlem plikter selv å påse at man ikke er inhabil i behandlingen av en sak. Dersom et medlem anser seg som inhabil, skal medlemmet straks underrette rådets leder, og skal avstå fra å delta i den videre behandlingen av saken.

Så snart rådets leder har fått underretning etter forrige ledd, skal denne innkalle vararepresentant for den som anser seg inhabil, dersom ikke også vararepresentanten erklærer seg inhabil.

I tvilstilfelle skal medlemmet forelegge spørsmålet for rådets leder. Rådets leder skal alltid forelegge spørsmål om medlemmers habilitet for rådet, som avgjør spørsmålet ved vanlig flertall jf. forvaltningsloven § 8. Er vararepresentanten habil, innkalles denne til møtet.

4. Taushetsplikt

Rådets medlemmer har taushetsplikt om opplysninger de under behandlingen av saker i rådet får kjennskap til når det gjelder forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, jf. forvaltningsloven § 13 flg.

Rådets medlemmer skal videre ha taushetsplikt om opplysninger som bestemt i avsnitt 5.

Rådets medlemmer skal ved tiltredelse gjøre seg kjent med reglene om taushetsplikt og signere gjeldende taushets- og habilitetserklæring for medlemmer av Omsetningsrådet.

5. Konkurransenøytralitet og informasjonshåndtering

Det er et mål at Omsetningsrådets vedtak i minst mulig grad påvirker konkurranseforholdene mellom ulike aktører eller grupper av aktører i markedet, jf. rammeforskriften § 1. Tilskudd skal i samsvar med omsetningsloven utformes konkurransenøytralt, både overfor produsentene og omsetningsleddene, jf. markedsreguleringsforskriften §1.

Omsetningsrådets medlemmer plikter å bevare taushet om opplysninger de blir kjent med i saksbehandlingen og som kan gi markedsaktører et konkurransefortrinn. Slik informasjon skal bare bringes videre i henhold til Omsetningsrådets rutiner for informasjon om vedtak. Medlemmet kan heller ikke delta i beslutning om kjøp eller salg av de varer opplysningene angår før Omsetningsrådets vedtak er offentlig. Primærprodusent kan likevel foreta ordinære salg i sin virksomhet.

Informasjon som kan gi markedsaktører et konkurransefortrinn kan være hvilke reguleringer Omsetningsrådet vurderer eller vedtar, samt markedsregulators planer, prognoser, varebeholdninger og forslag om reguleringer, når slik informasjon ikke er allment kjent.

6. Nødvendig deling av informasjon

Taushetsplikten er ikke til hinder for utveksling av informasjon mellom rådsrepresentant for markedsregulator og ansatte i markedsregulatorvirksomheten, når det er etablert forsvarlige rutiner for informasjonshåndtering i tråd med kravene i markedsreguleringsforskriften § 6, første ledd.

Taushetsplikten er heller ikke til hinder for utveksling av informasjon mellom rådsmedlemmer og ansatte i virksomheter rådsmedlemmet representerer, når disse har underskrevet taushetserklæring som sikrer forsvarlig håndtering av informasjon som kan påvirke konkurranseforholdene mellom aktørene i markedet.

Hvert rådsmedlem er ansvarlig for fortløpende skriftlig å gi oppdaterte opplysninger til Landbruksdirektoratet om personer i egen organisasjon og ansatte i virksomheter rådsmedlemmet representerer som til enhver tid kan få tilsendt saksdokumenter og andre opplysninger som sendes Omsetningsrådet.

Rådets medlemmer skal snarest mulig gjennomføre de plikter som følger ovenfor under dette punkt.