2. Om kontroller
Nødvendige og relevante opplysninger
Søker plikter å gi nødvendige opplysninger som kommunen og Statsforvalteren trenger for å forvalte ordningen. I nødvendighetskriteriet ligger det at opplysningsplikten ikke er ubegrenset og at forvaltningen bare kan kreve relevante opplysninger. Dette kan typisk være grunnlagsmateriale for å kunne fatte vedtak om tilskudd, og dokumentasjon som muliggjør en effektiv kontroll av om utbetalingen er i samsvar med forskriften og vilkårene i vedtaksbrevet.
Kontroll av tilskuddet
Forvaltningen er ansvarlig for å gjennomføre tilstrekkelige kontrolltiltak for å sikre at tilskuddet benyttes i samsvar med forutsetningene. Det kan være aktuelt å kontrollere foretakets bokføring, korrespondanse og opptegnelser som vedkommer tilskuddet, jf. pkt. 6.3.8.2 om kontroll av informasjon fra tilskuddsmottaker, i «Reglement for økonomistyring i staten». Landbruksdirektoratet antar at det sjelden vil være behov for at forvaltningen krever at revisor bekrefter opplysningene.
Stedlig kontroll
Kommunen og Statsforvalteren kan foreta stedlig kontroll hos foretaket, som må legge til rette for å gjennomføre kontroll.
En stedlig kontroll skal følge bestemmelsene i forvaltningsloven § 15. Ved en slik kontroll bør forvaltingen blant annet:
- se etter at tiltaket ikke er påbegynt eller avsluttet før kommunen har innvilget tilskudd
- se etter at aktuelle miljøhensyn er ivaretatt
- se etter at drenert areal eller løpemeter grøft er i samsvar med innvilget søknad
- se etter at tiltaket er utført i samsvar med søknaden som lå til grunn for innvilget tilskudd
- kontrollere kummer og utløp
- kontrollere bilag for kostnader med dreneringen inkludert materialer og arbeid
Kontroll av tiltaket etter avsluttet grøfting, før jordarbeiding igangsettes
Når kommunen har mottatt melding fra tilskuddsmottakeren om at grøftingen er avsluttet, skal kommunen vurdere om de skal kontrollere tiltaket. En eventuell kontroll bør skje før jordarbeiding.