2. Tildeling av rammer og lokale forvaltningsplaner
Fordeling av fylkesvis ramme
Tilskuddsmidlene som er knyttet til tilskuddsordningene, bevilges årlig over KLDs budsjett og over jordbruksavtalen. Landbruksdirektoratet, i samarbeid med Miljødirektoratet og Riksantikvaren, foreslår en fordeling i fylkesvise rammer som skal godkjennes av Landbruks- og matdepartementet i henhold til ordinær prosess med Kommunal- og moderniseringsdepartementets (KMD) tildelingsbrev til statsforvalterne. Rammene blir tildelt som belastningsfullmakt fra KMD til statsforvalterne i tildelingsbrev. Styringsdokumentene er tilgjengelige på styringsportalen for statsforvalterne. Hvis det gis føringer eller instruks om fordelingen av potten mellom kommunene i fylket, omtales dette i tildelingsbrevet. Midlene skal forvaltes i tråd med forskrift og tråd med nasjonale føringer.
Fordeling av ramme til kommunene
Statsforvalteren skal fordele rammer til kommunene i samarbeid med regional kulturminneforvaltning.
Ved fordeling av rammer til kommunene skal statsforvalteren legge særlig vekt på:
- gjennomføringsevne, framdrift og oppnådde resultater i områdene.
- områdenes størrelse i areal, omfang av tiltak og antall eiere/drivere.
- variasjoner i behovene fra år til år, sammen med hensyn til forutsigbarhet og kontinuitet
- områdenes forvaltningsplaner.
- realistiske budsjettforslag/kostnadsoverslag.
- at hvert område over tid på en balansert måte dekker opp behov knyttet til alle deltema omfattet av formålet med ordningen: ivaretagelse av kulturlandskap, biologisk mangfold og kulturmiljøer, og danne grunnlag for landbruksbasert næringsutvikling.
I samarbeid med regional kulturminneforvaltning skal statsforvalteren veilede kommunene. Statsforvalteren skal bidra til at kommunene prioriterer tiltak med god miljøeffekt. Kommunen skal lage forvaltningsplaner for områdene der beskrivelse av verdier i området, utfordringer og prioritering av tiltak fremgår.
Forvaltningsplanene vil være et grunnlag for statsforvalterens fordeling av midler til kommunene. Kommuner med god måloppnåelse og gjennomføringsevne skal prioriteres.
Midlene skal ses i sammenheng med andre midler fra landbruks- og miljøforvaltningen.
Kommunens forvaltning av midlene og områdets forvaltningsplaner
Det er kommunen som prioriterer søknadene og innvilger tilskudd. Det er kommunen som skal prioritere de tiltakene som er best egnet i området innenfor de rammene som fremgår av forskriften. Kommunen skal lage forvaltningsplaner for området hvor de de beskriver verdier i området, utfordringer, og prioritering av tiltak.
Forvaltningsplanen skal fastsettes i dialog med statsforvalteren og regional kulturminneforvaltning.
Tidsplan for rapportering, budsjettinnspill og tildeling av rammer
- Primo september: Landbruksdirektoratet, LMD og KMD starter prosess med styringsdokumenter
Kommentar: Styringsdokumentene tildelingsbrev og virksomhets- og økonomiinstruks inneholder rammer, føringer for virkemidlene - lokalt, regionalt og nasjonalt. Arbeidet består av å formulere nye krav og tekster til dokumentene.
- Medio oktober: Landbruksdirektoratet sender rapporteringsskjema til statsforvalteren
Kommentar: Bestilling budsjettinnspill og rapportering på virkemidler med fylkesvise rammer for LUF-ordninger.
- 20. november: Statsforvalteren leverer rapportering og budsjettinnspill til Landbruksdirektoratet
Kommentar: Statsforvalteren må i samarbeid med kommunene utarbeide rutiner og systemer for innhenting og utarbeiding av rapporter, forbruksprognoser og budsjettinnspill på lignende måte som for andre LUF-ordninger.
- 1. desember: Landbruksdirektoratet tar ut rapporter fra Agros
Kommentar: Rapporten blir brukt ved beregning av fordeling av ramme for neste år. Mye udisponible midler hos kommuner og fylker per 1.12. kan påvirke tildeling av ny fylkesvis ramme for neste år.
- Medio desember: Landbruksdirektoratet stenger Agros for nye vedtak og utbetalinger
Kommentar: Årsavslutning. Avstemming av regnskap, inn- og utbetalinger.
- 20. desember: Virksomhets- og økonomiinstruks og Tildelingsbrev sendes statsforvalteren
Kommentar: Styringsdokumenter som inkluderer belastningsfullmakt av fylkesvis tildeling til statsforvalteren. Omtale av oppgaver og krav til rapportering. Disse publiseres i styringsportalen for statsforvalteren. Statsforvalteren fordeler rammene til kommunene, og informere kommunene om dette.
- 1. mars: Statsforvalterens årsrapport om virksomheten
Kommentar: Rapportering om aktiviteter, resultat og måloppnåelse fra tildelingsbrev og Virksomhets og økonomiinstruks. Jf. mal for årsrapport i styringsportalen for statsforvalteren
Håndtering av inndratte midler
Kommunen kan disponere inndratte midler i løpet av året på nytt. Udisponerte midler hos kommunene ved årsskiftet vil bli trukket tilbake til statsforvalteren.
Statsforvalteren må følge med på forbruket av midler i kommunene og sørge for en forvaltning av midlene som fremmer aktivitet. Statsforvalteren har anledning til å omfordele udisponerte midler i løpet av året. En slik omfordeling må skje i dialog med de berørte kommunene, og statsforvalteren må meddele endringer i kommunenes budsjettfullmakter skriftlig.
Landbruksdirektoratet anbefaler at statsforvalteren innen 1. september hvert år skaffer seg oversikt over kommunenes forbruk, med forventet sum for innvilgninger, ubrukte midler per 1. september og antatt udisponerte midler ved årsslutt. Kommuner som har behov for mer midler må melde fra om dette til statsforvalteren. Statsforvalteren kan da, i dialog med kommunene, vurdere å omfordele den ubrukte ramma dersom midlene kan benyttes i andre kommuner.