3. Saksbehandling
Om saksbehandlingssystemet
Søknader om tilskuddet skal behandles i den elektroniske saksbehandlingsløsningen «Agros». Landbruksdirektoratet har utarbeidet en egen brukerveiledning for sykdomsavløsning i Agros beregnet på forvaltningen. Saksbehandler må sette seg inn i veiledningen, som er tilgjengelig via en lenke som dukker opp ved innlogging i Agros.
Saksbehandling av søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel (instruksjonsvideo)
Agros for sykdomsavløsning beregner tilskuddet og gir søker og saksbehandler stor grad av støtte, men kommunen har ansvar for å kvalitetssikre opplysninger i og dokumentasjon som følger med søknaden. Når kommunen fatter (godkjenner) vedtak om innvilgelse går tilskuddet automatisk til utbetaling.
Gjennomgang av opplysninger og dokumentasjon
For at forvaltningen av tilskuddsordningen ikke skal bli alt for ressurskrevende er utgangspunktet at man har tillit til at søker gir korrekte opplysninger. Det er derfor ikke alle forhold som kreves dokumentert i ordinære saker. Saksbehandler skal imidlertid kontrollere at opplysningene søker har lagt inn i søknaden fremstår korrekte og at de er i tråd med vedlagt dokumentasjon.
Dersom det er ting som tyder på at feil opplysninger er lagt inn må saksbehandler kontakte søker for å oppklare. § 10 i sykdomsavløsningsforskriften gir hjemmel til å etterspørre relevant dokumentasjon. Hvis kommunen gir søker en frist til å skaffe det etterspurte, kan søknaden eventuelt avvises dersom søker ikke kommer opp med dette innen fristen.
Saksbehandler kan rette de fleste feil, men ikke alle. Hvis søker for eksempel har oppgitt feil person som «avløst» må søknaden avvises og søker må sende inn en ny søknad. Ved retting av opplysninger må saksbehandler skrive en begrunnelse for endringen, som vil synes som en fotnote til søknadsopplysningen som er lagt til grunn for vedtaket om tilskudd. Det kan i tillegg være naturlig å skrive noe om rettingen/endringene i begrunnelsen for vedtaket. Saksbehandler bør også benytte funksjonene «dialog» og «notat» for å notere ned eventuelle avklaringer og/eller uvanlige ting ved saken som kan være praktiske for å skape forståelse for utfallet i spesielle saker i ettertid.
Dersom søker har gitt feil opplysninger og dette har eller kunne ha medført at det er blitt utbetalt mer tilskudd enn søker har rett til, skal saksbehandler vurdere avkorting. Se mer om dette under avkorting.
Risikobasert kontroll
Kommunen skal kontrollere alle søknader om tilskudd til sykdomsavløsning mv. i forbindelse med saksbehandlingen, det vil si i forkant av at det fattes vedtak om tilskudd. Det gjøres altså kontroll av 100 % av sakene på tilskuddsordningen og det kan være naturlig å tenke at risikobasert kontroll av enkeltsaker er irrelevant.
Likevel vil det være naturlig at saksbehandler er ekstra nøye når de kontrollerer opplysningene der det oftest skjer feilregistreringer eller forglemmelser. Dette er typisk inntekter til fradrag. Også utgifter til avløser er et område der det gjøres feil. Se nærmere omtale i egne punkter om dette.
Også hvis saksbehandler har erfaring med at en søker har gitt feil opplysninger eller for dårlig dokumentasjon tidligere, vil det være naturlig å kontrollere ekstra nøye i forbindelse med saksbehandlingen av nye søknader fra søkeren.
Kontroll av inntekter til fradrag
Inntekter til fradrag er den delen av søknaden som søkerne sliter mest med å fylle ut korrekt. Dette har sammenheng med at det kan være vanskelig å få presise opplysninger om beløp per dag fra NAV, samt at søkerne ikke forstår at så å si alle inntekter skal oppgis (selv om dette står forklart i skjemaet).
Saksbehandler skal alltid klikke på «Vis jordbrukerens inntekter» for å sjekke om søker har husket å oppgi alle innrapporterte inntekter og om det som er oppgitt kan stemme med det som er innrapportert til Skatteetaten. Saksbehandler vil måtte gjøre en kontrollregning for å vurdere om oppgitte inntekter relatert til avløsningsårsaken virker korrekte. Husk da at slike inntekter trekkes fra med et visst beløp per dag i de ulike delperiodene av søknadsperioden. Andre inntekter trekkes fra med et likt beløp per dag i hele søknadsperioden. Se kommentarer til regelverk for tilskudd til avløsning ved sykdom eller «detaljert forklaring» i Agros for en nærmere forklaring av hvordan fradraget for inntekter beregnes.
Hvis jordbrukeren har vært sykmeldt lenger enn 16 dager og ikke har mottatt sykepenger fra NAV i tråd med sykmeldingen, må søkeren dokumentere hvorfor NAV ikke har utbetalt sykepenger. Avviket kan for eksempel skyldes at NAV ikke godkjenner sykmeldingen fordi legen har mistet retten til å sykmelde, sykmeldingen er for dårlig utfylt, sykmeldingen er etterdatert, eller NAVs rådgivende lege har innvendinger til sykmeldingsgraden. Kommunen kan i de fleste saker legge til grunn det NAV har godkjent, men må uansett gjøre en egen vurdering av opplysningene i saken. Noen ganger gis det ikke sykepenger fordi jordbrukeren ikke har hatt tilstrekkelig pensjonsgivende inntekt til å ha krav på sykepenger. Det kan likevel gis tilskudd i slike saker, men det må i så fall dokumenteres med avslagsvedtak eller en uttalelse fra NAV for at tilskuddet skal kunne komme til utbetaling at dette er årsaken til at avløste ikke får sykepenger.
Kontroll av utgifter til avløsning
Saksbehandler skal alltid åpne vedlegg som dokumenterer utgifter til avløser og alltid klikke på «Vis lønn til egen ansatt» hvis avløseren er ansatt i foretaket.
Det skal fremgå av fakturaen hva som er betaling for utført tjeneste/arbeid og hva som er betaling for materiell. Utgifter til avløsning som er utført av landbruksvikar eller avløser som lønnes via avløserlag, kan dokumenteres med et såkalt kontoutdrag fra avløserlaget til foretaket. Det kan variere i hvilken grad avløserlaget benytter mulighetene til å spesifisere når sykdomsavløsningen har funnet sted. Hvis kontoutskriften er lite informativ eller uklar på dette punktet, kan kommunen kreve at avløserlaget eller søker legge ved en erklæring som sier noe mer om når avløsningen fant sted og hvilke oppgaver avløseren utførte.