1. Hvem har ansvaret for hva
Statsforvalteren
Statsforvalteren skal veilede dem som henvender seg med spørsmål om regelverket og fremgangsmåten ved søknad, rapportering og klage i forbindelse med landbruksvikarordningen.
Statsforvalteren skal ta imot og saksbehandle søknader og fatte vedtak om tilskudd for søkere i sitt fylke. Søknadene skal behandles i samsvar med regelverket for ordningen, veiledninger og instruksjoner fra Landbruks- og Matdepartementet og fra Landbruksdirektoratet. Forvaltningsloven og annet relevant regelverk må også følges.
Statsforvalteren skal benytte den elektroniske saksbehandlingsløsningen som Landbruksdirektoratet har gjort tilgjengelig, kalt «Agros». Kun ansatte med tjenestlige behov skal få tilgang til å saksbehandle søknader om og godkjenne vedtak om tilskuddet. Statsforvalteren skal kunne dokumentere at embetet har og følger rutiner for oppfølging av dette.
Statsforvalteren skal ta imot klager på vedtak og vurdere om klageren skal få helt eller delvis medhold og/eller om klagen skal videreformidles til Landbruksdirektoratet.
Dersom det oppstår tvil om hvordan regelverket skal forstås eller ved andre spørsmål knyttet til forvaltningen av tilskuddsordningen, skal statsforvalteren rådføre seg med Landbruksdirektoratet.
Statsforvalteren må etablere intern kontroll for å sikre at ovennevnte oppgaver blir ivaretatt.
Landbruksdirektoratet
Landbruksdirektoratet administrerer tilskuddsordningen ved å utforme retningslinjer for saksbehandling, veiledning om regelverket, veiledning til søkere av tilskudd, samt utvikling og drift av elektronisk søknads- og saksbehandlingsløsning.
Landbruksdirektoratet fordeler tilskuddsmidlene som er satt av på rammen for tilskuddsordningen mellom fylkene og tilgjengeliggjør midlene i Agros for hvert enkelt embete slik at statsforvalteren kan utbetale tilskudd i henhold til sine vedtak.
Direktoratet skal følge opp statsforvalters forvaltning av tilskuddsordningen. Det innebærer å ivareta kontroll med at statsforvalteren utøver sin forvaltningsmyndighet på en forsvarlig måte og har etablert intern kontroll, jf. reglement for økonomistyring i staten § 15, første ledd.
Direktoratet skal veilede statsforvalteren om søknads- og saksbehandlingsløsningen og om regelverket for tilskuddsordningen og behandle eventuelle klager over statsforvalterens vedtak.