3. Saksbehandling og kontroll av rapportering
Søknadsbehandling hos statsforvalteren
Tilskuddsmidlene som er på tilskuddsrammen for fylket skal fordeles skjønnsmessig mellom avløserlagene i fylket som søker om tilskuddet og som statsforvalteren godkjenner som avløserlag i henhold til kravene i jordbruksavtalen.
Følgende kriterier bør veie tungt ved vurderingen av hvordan midlene skal fordeles: Husdyrtetthet, reiseavstander og topografi, samt eventuelle endringer i avløserlagenes geografiske ansvarsområder. Opplysningene om landbruksvikarvirksomheten til avløserlaget året før, som for eksempel utgifter og inntekter og hvor mange foretak som fikk avløsning fra landbruksvikaren, skal også tillegges vekt, men her bør statsforvalteren ha et noe lenger tidsperspektiv enn kun ett år tilbake.
Ved eventuell omfordeling av årsverk/tilskudd mellom avløserlagene i forhold til tidligere år, skal det først og fremst legges vekt på forutsetningene for å kunne drive landbruksvikarvirksomhet i ansvarsområdene til de ulike avløserlagene.
Gjennomgang av rapportering for året før
Statsforvalteren skal gjennomgå opplysningene som avløserlagene har rapportert inn for landbruksvikarvirksomheten året før. Inntektene og kostnadene lagene oppgir, bør gjenspeile landbruksvikarårsverkene som er benyttet. Dersom noen av opplysningene skiller seg overraskende mye fra tidligere års rapporteringer eller fremstår som feil, bør saksbehandler undersøke saken nærmere. Statsforvalteren kan, i tråd med § 6 i forskriften, be om ytterligere dokumentasjon dersom det er nødvendig for å finne ut om avløserlaget har oppfylt sine plikter etter landbruksvikarforskriften.
Hvis statsforvalteren i forbindelse med gjennomgangen av rapporteringen fra avløserlagene avdekker kritikkverdige forhold ved landbruksvikarvirksomheten eller at avløserlaget bevisst eller grovt uaktsomt har gitt feil opplysninger i søknads- og rapporteringsskjemaet, må statsforvalteren vurdere om tildelt tilskudd for året rapporteringen gjelder, bør avkortes eller om det bør føre til reduserte eller bortfall av fremtidige tildelinger av tilskuddsmidler til det aktuelle avløserlaget, jf. § 7.
Statsforvalteren kan velge å ikke fordele alt tilskuddet med en gang
Behovet for landbruksvikar blant foretakene i et område varierer fra år til år. Statsforvalteren trenger derfor ikke fordele alle de disponible årsverkene til avløserlagene i den årlige søknadsomgangen. Hvis statsforvalteren holder tilbake tilskuddsmidler, bør disse fordeles mot slutten av året.
Dersom et eller flere av avløserlagene i fylket i den opprinnelige søknadsbehandlingen fikk tildelt mindre enn de søkte om, kan disse få en ekstra tildeling mot slutten av året. Dette kan skje uten ny utlysning. Det kan også være midler igjen som statsforvalteren ønsker å tildele avløserlag som allerede har fått hele beløpet de søkte om. I så fall må Statsforvalteren, i tråd med økonomireglementet i staten, opplyse alle potensielle søkere av tilskuddet om muligheten til å søke ekstra midler.
Søknadsfristen for en eventuell etterfølgende søknadsomgang må settes så tidlig at statsforvalteren rekker å behandle søknadene og utbetale det ekstra tilskuddet før midten av desember, når Agros blir stengt for utbetaling. Det er først og fremst avløserlag som kan dokumentere at det er fare for at landbruksvikarvirksomheten vil gå med underskudd inneværende år, og som har en akseptabel forklaring på dette, som bør få ekstra tilskuddsmidler.
Etter-rapportering ved endringer av betydning
Dersom avløserlaget melder om ikke ubetydelige avvik mellom opplysningene om inntekter og utgifter i rapporteringen og endelig regnskap, skal statsforvalteren etter-rapportere dette i Agros slik at statistikken for tilskuddsordningen blir mest mulig riktig. Dersom det er snakk om store korrigeringer, skal statsforvalteren gi Landbruksdirektoratet skriftlig beskjed om dette.
Statsforvalteren må gi Landbruksdirektoratet beskjed om endrede behov
Dersom statsforvalteren mener at tilskuddsandelen som fylket får tildelt, er for lav eller høy i forhold til behovet, bør embetet gi et begrunnet, skriftlig innspill til Landbruksdirektoratet om dette. Det samme gjelder dersom statsforvalteren mener tildelingen bør justeres av andre årsaker.
Dispensasjon
Statsforvalteren kan gi dispensasjon fra reglene i landbruksvikarforskriften i særlige tilfeller.
Saksbehandler må vurdere både om det foreligger særlige grunner og om disse tilsier at det bør gis dispensasjon. Det bør bare gis dispensasjon dersom det er ønskelig at avløserlaget skal fortsette å tilby landbruksvikartjenester i fylket og laget vanligvis søker å utføre sine plikter som tilskuddsmottakere på en god måte.
Det vil først og fremst kunne være aktuelt å gi dispensasjon fra søknads- og rapporteringsfristen.
Avkorting
Dersom søknad eller rapportering blir levert etter fristen eller inneholder feil opplysninger, kan tilskuddet avkortes. Graden av skyld hos avløserlaget og hvor grov feilen er vil være viktige momenter i vurderingen av om og hvor mye det eventuelt skal avkortes.
Hvis et avløserlag sender inn søknad om tilskudd etter fristen 1. februar, og statsforvalteren allerede har tildelt hele tilskuddsrammen for fylket til andre avløserlag, må søknaden avslås. Statsforvalteren må også avslå søknad om tilskudd dersom det er avdekket at avløserlaget ikke er i stand til å oppfylle sine plikter som tilskuddsmottaker.