10. Sluttføring av saksbehandling/«etterrapportering»
Når saken er avsluttet i Agros kommer det automatisk frem et nytt skjermbilde for saksbehandler som heter «etterrapportering». Skjemaet finnes også i oppgavemenyen når saken er avsluttet.
Landbruksdirektoratet presiserer at utfylling av skjemaet «etterrapportering» reelt sett innebærer en nødvendig sluttføring av saksbehandlingen, og således er å anse som en del av den ordinære saksbehandlingen.
I den delen av Agros som kalles «etterrapportering» skal saksbehandler legge inn opplysninger om det avsluttede prosjektet eller tiltaket.
«Etterrapporteringsskjemaet» blir av tekniske årsaker først tilgjengelig i Agros etter at saken er avsluttet. Saksbehandler må gjøre seg kjent med innholdet i skjemaet før sluttutbetalingen er attestert. Informasjonen som skal legges inn i skjemaet må gjøres klart før saken er avsluttet. Saksbehandler skal fylle ut informasjon i «etterrapporteringsskjemaet» umiddelbart etter at saken er avsluttet i Agros.
Saksbehandler skal ta utgangspunkt i sluttrapporten fra tilskuddsmottaker, men skal også gjøre egne vurderinger for å kontrollere at tilskuddet har blitt brukt i samsvar med formålet.
Landbruksdirektoratet er gjort oppmerksom på at selve betegnelsen «etterrapportering» kan gi et feilaktig inntrykk av at dette er en ny oppgave for saksbehandler i kommunen. Landbruksdirektoratet vil vurdere et nytt og mer passende navn for den nye funksjonen. Inntil videre heter skjemaet saksbehandler skal bruke imidlertid «etterrapportering».
Til orientering jobber Landbruksdirektoratet med å finne en teknisk løsning for å endre rekkefølgen på denne arbeidsoppgaven, slik at sluttføring av saksbehandlingen kommer før saken er avsluttet.