2. Tildeling av rammer og lokale retningslinjer
Fordeling av fylkesvis ramme
Landbruksdirektoratet foreslår en fordeling i fylkesvise SMIL- rammer som skal godkjennes av Landbruks- og matdepartementet i henhold til ordinær prosess med Kommunal- og moderniseringsdepartementets (KMD) tildelingsbrev til statsforvalterne. Rammene blir tildelt som belastningsfullmakt fra KMD til statsforvalterne i tildelingsbrev. Styringsdokumentene er tilgjengelige på styringsportalen for statsforvalterne. Hvis det gis føringer eller instruks om fordelingen av potten mellom kommunene i fylket, omtales dette i tildelingsbrevet. Midlene skal forvaltes i tråd med forskrift og tråd med nasjonale føringer.
Fordeling av ramme til kommunene
Statsforvalteren fordeler rammene til kommunene og informerer kommunene om dette.
Ved fordeling av rammer til kommunene skal statsforvalteren legge særlig vekt på:
- gjennomføringsevne, framdrift og oppnådde resultater i kommunen
- kommunenes størrelse i areal, omfang av tiltak og antall eiere/drivere
- variasjoner i behovene fra år til år, sammen med hensyn til forutsigbarhet og kontinuitet
- lokale retningslinjer som beskriver lokale miljøutfordringer og prioriterer miljøtiltak
- realistiske budsjettforslag/kostnadsoverslag
Statsforvalteren skal veilede kommunene. Statsforvalteren skal bidra til at kommunene prioriterer tiltak med god miljøeffekt. Kommunen skal lage lokale retningslinjer/tiltaksstrategier for SMIL der beskrivelse av miljøutfordringer og prioritering av miljøtiltak fremgår (heretter kalt retningslinjer). Kommunens retningslinjer for SMIL vil være et grunnlag for Statsforvalterens fordeling av midler til kommunene. Kommuner med god måloppnåelse og gjennomføringsevne skal prioriteres.
Kommunens forvaltning av midlene og lokale retningslinjer
Det er kommunen som prioriterer søknadene og innvilger tilskudd. Det er kommunen som skal prioritere de miljøtiltakene som er best egnet i egen kommune innenfor de rammene som fremgår av forskriften. Kommunen skal lage lokale retningslinjer for der de beskriver miljøutfordringer, og prioriterer miljøtiltak. Det er kommunen som skal prioritere de miljøtiltakene som er best egnet i egen kommune innenfor de rammene som fremgår av forskriften.
Retningslinjene skal fastsettes i dialog med statsforvalteren og næringsorganisasjonene lokalt. Dette betyr at før retningslinjene vedtas av kommunen, skal de vurderes i sammenheng med fylkets strategier for regionalt miljøprogram, og næringsorganisasjonene skal ha hatt mulighet til å gi innspill.
Ved utlysningen bør kommunen opplyse om de lokale retningslinjene, hvilke tiltak det kan gis tilskudd til, kommunens prioriteringer, satser og egenandeler for ulike tiltak.
Tidsplan for rapportering, budsjettinnspill og tildeling av rammer
- Primio september: Ldir, LMD og KMD starter prosess med styringsdokumenter
Kommentar: Styringsdokumentene VØI og TB, inneholder rammer, føringer for virkemidlene - lokalt, regionalt og nasjonalt. Arbeid med å formulere nye krav og tekster til dokumentene.
- Medio oktober: Ldir sender rapporteringsskjema til Statsforvalteren
Kommentar: Bestilling budsjettinnspill og rapportering på virkemidler med fylkesvise rammer for LUF-ordninger
- 20. november: Statsforvalteren leverer rapportering og budsjettinnspill til Ldir
Kommentar: Statsforvalteren må i samarbeid med kommunene utarbeide rutiner og systemer for innhenting og utarbeiding av rapporter, forbruksprognoser og budsjettinnspill på lignende måte som for andre LUF-ordninger.
- 1. desember: Ldir tar ut rapporter fra Agros
Kommentar: Rapporten blir brukt ved beregning av fordeling av ramme for neste år. Mye udisponible midler hos kommuner og fylker per 1.12. kan påvirke tildeling av ny fylkesvis ramme for neste år.
- Medio desember: Ldir stenger Agros for nye vedtak og utbetalinger.
Kommentar: Årsavslutning. Avstemming av regnskap, inn- og utbetalinger.
- 20. desember: Virksomhets og økonomiinstruks (VØI) og Tildelingsbrev (TB) sendes SF
Kommentar: Styringsdokumenter som inkluderer belastningsfullmakt av fylkesvis tildeling til statsforvalteren. Omtale av oppgaver og krav til rapportering. Publiseres i styringsportalen for statsforvalteren. Statsforvalteren fordeler rammene til kommunene, og informere kommunene om dette.
- 1. mars: Statsforvalters årsrapport om virksomheten
Kommentar: Rapportering om aktiviteter, resultat og måloppnåelse fra tildelingsbrev (TB) og Virksomhets og økonomiinstruks (VØI). Jf. mal for årsrapport i styringsportalen for statsforvalteren
Håndtering av inndratte midler
Kommunen kan disponere inndratte midler i løpet av året på nytt. Udisponerte midler hos kommunene ved årsskiftet vil bli trukket tilbake til Statsforvalteren.
Statsforvalteren må følge med på forbruket av midler i kommunene og sørge for en forvaltning av midlene som fremmer aktivitet. Statsforvalteren har anledning til å omfordele udisponerte midler i løpet av året. En slik omfordeling må skje i dialog med de berørte kommunene, og statsforvalteren må meddele endringer i kommunenes budsjettfullmakter skriftlig.
Landbruksdirektoratet anbefaler at statsforvalteren innen 1. september hvert år skaffer seg oversikt over kommunenes forbruk, med forventet sum for innvilgninger, ubrukte midler per 1. september og antatt udisponerte midler ved årsslutt. Kommuner som har behov for mer midler må melde fra om dette til statsforvalteren. Statsforvalteren kan da, i dialog med kommunene, vurdere å omfordele den ubrukte ramma dersom midlene kan benyttes i andre kommuner.