8. Utbetaling av tilskudd og rapportering
Tilskuddsmottaker skal be kommunen om å få utbetalt tilskuddet innen fastsatt frist for å gjennomføre og rapportere fra tiltaket. Kommunen må påse at tilskuddsmottaker har lagt ved påkrevd dokumentasjon.
Mer om dette i kommentarene til regelverket.
Etter forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL-forskriften) § 9, plikter søker av tilskudd å gi alle opplysninger som blant annet Landbruksdirektoratet finner nødvendig for å kunne kontrollere at bruken av tilskuddsmidlene er i tråd med forutsetningene. Etter § 7 utbetales innvilget tilskudd etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker.
Søker kan sende digital utbetalingsanmodning via Altinn. Digital utbetalingsanmodning ivaretar kravet til “skriftlig anmodning” som fremkommer i forskriften, samt de krav forvaltningsmyndigheten finner nødvendig.
Funksjonen med digital utbetalingsanmodning er en oppfølging av regjeringens digitaliseringsstrategi, som stadfester at digitale nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Dette gjelder også for Landbruksdirektoratets tjenester.
Beskrivelse av krav til utbetalingsanmodningen finnes i forskriften, i tilskuddsbrevet og i det digitale skjemaet for utbetalingsanmodning. Gjennom utbetalingsanmodningen skal søker melde informasjon om måloppnåelse og bruken av tilskuddet. I veiledningen til skjemaet er det oppgitt hva som er obligatoriske vedlegg. Landbruksdirektoratet har laget nye standardiserte skjema som søker skal bruke og legge ved utbetalingsanmodningen. Disse skjemaene er tilgjengelige i den digitale løsningen.
I sitt tilskuddsbrev kan kommunen i tillegg ha stilt mer detaljerte krav til søker om dokumentasjon og vedlegg av annen nødvendig informasjon ut fra lokale forhold.
Sluttrapporteringen bør som et minimum inneholde:
- beskrivelse av resultatet av tiltaket og hvordan det er gjennomført, samt beskrivelse av eventuelle avvik fra det som ble opplyst i søknad og krav i vedtaksbrev.
- regnskap for tiltaket, inkludert inntekter og utgifter. Opplysninger om medfinansiering fra andre kilder skal oppgis. Regnskapet skal føres slik at det kan sammenlignes med det kostnadsoverslaget og finansieringsplanen som lå til grunn for søknaden.
Det kan være ulike krav til rapportering og dokumentasjon i gamle og nye saker. I nye vedtak etter 1. mai 2020 skal Landbruksdirektoratets rapporteringsskjema fylles ut og legges ved utbetalingsanmodningen. For vedtak fattet før 1. mai 2020 er det ikke et vilkår, men det er anbefalt at alle benytter samme rapporteringsskjema. Veiledning om dette ligger i Agros.
Hvis utbetalingsanmodningen sendes utenom Altinn, vil ikke de standardiserte rapporteringsskjemaene alene inneholde tilstrekkelig informasjon for å foreta en utbetaling.