Kapittel 3: Kontroll med tilskuddsforvaltningen
Statsforvalteren skal behandle søknader om tilskudd til siidaandeler og reinlag i henhold til Økonomiregelverket i staten, forvaltningsloven, tilskuddsregelverket og annet relevant regelverk. Statsforvalteren må etablere en internkontroll som sikrer at oppgavene ivaretas og at regelverket blir fulgt når søknader om tilskudd til siidaandeler og reinlag skal behandles.
Økonomiregelverket kapittel 6 regulerer tilskuddsforvaltningen. Med tilskuddsforvaltning menes hele prosessen fra utlysning av tilskuddene til søknadsbehandling og utbetaling. Dette innebærer også oppfølging og kontroll. Nedenfor følger kravene til kontroll med tilskuddsforvaltningen som statsforvalteren må ivareta.
Etablere internkontroll
- Statsforvalteren skal etablere internkontroll med sine forvaltningsoppgaver
Økonomiregelverket stiller krav til internkontroll hos tilskuddsforvalteren. For å sikre korrekt saksbehandling, skal statsforvalteren ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler. Dette fremgår av kapittel 6.3.8.1, jf. kapittel 2.4 i Reglement for økonomistyring i staten.
Tiltakene skal bidra til å sikre korrekt:
- Registrering av faste data
- Saksbehandling, herunder dokumentasjon av fastsettelse av tilskuddsbeløp
- Registrering av vedtak om tilskudd
- Utbetaling av tilskudd til rett mottaker til rett tid
- Registrering i regnskapet
- Behandling av dokumentasjon fra tilskuddsmottaker
Statsforvalteren behandler tilskuddet i samarbeid med Landbruksdirektoratet, med formål om å sikre korrekt saksbehandling. Statsforvalteren har først og fremst ansvar for de delene av saksbehandlingen som knytter seg til behandlingen av søknader, utformingen av tilskuddsbrev, og behandlingen av dokumentasjonen. Det er disse tiltakene statsforvalteren må etablere internkontroll for. Øvrige oppgaver utføres av Landbruksdirektoratet.
For en nærmere beskrivelse av kravene til internkontroll i tilskuddsforvaltningen og vurderinger av risiko, viser vi til Landbruksdirektoratets veileder Kontroll med tilskuddsforvaltningen 2023 kap. 4 og 5, og til veilederne på hjemmesidene til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).
Tilrettelegging for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet
- Statsforvalteren skal ivareta kravene til utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet
Økonomireglementet stiller som krav i pkt. 6.3.3 fjerde avsnitt at alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal godkjennes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.
Det er statsforvalteren som fatter vedtak om tilskudd for denne ordningen, og dermed følger også at ansvaret for utøvelsen av budsjettdisponeringsmyndighet tilligger statsforvalteren.
Vedtaksbrevene som statsforvalteren utarbeider må signeres av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle tilskuddsbevilningen.
Budsjettdisponeringsmyndigheten beskrives nærmere i økonomireglementet pkt. 2.5.2.1. Utøvelsen av den er et sentralt element i internkontrollen, og skal bekrefte at tilskudd blant annet blir håndtert i samsvar med gjeldende lover og regler. I økonomireglementet omtales dette som transaksjonskontroll, jf. pkt. 2.5.
Delegasjon av budsjettdisponeringsmyndighet
Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet, og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivåer. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig.
Statsforvalter skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet.
Kravene til utøvelse av budsjettdosponeringsmyndighet
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende:
- påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
I praksis vil det å skulle påse at det er hjemmel for disposisjonen etter a), være å påse at vedtaket er i henhold til tilskuddsregelverket og rundskrivene på Landbruksdirektoratets nettsider.
Tilskudd til siidaandeler og reinlag innvilges på grunnlag av fastsatte satser, og alle som fyller vilkårene får tilskudd. Statsforvalteren behøver utover dette ikke å undersøke om det er budsjettmessig dekning. Landbruksdirektoratet følger opp dette.
Bekreftelse på at vilkårene til vedtaket er oppfylt og hvem som har utøvd budsjettdisponering skal fremgå av vedtaksbrevet, jf. pkt. 6.3.3 i økonomireglementet. Dette bekreftes ved signatur.
Fastsette kontrollpunkter for kontroll av informasjon fra tilskuddsmottaker
- Statsforvalteren skal kontrollere informasjon fra tilskuddsmottaker som har betydning for søknadsbehandlingen
- Kontrollen skal være basert på risikovurderinger, og ha et rimelig omfang i forhold til kost/nytte
Kontrolloppgaven følger av økonomiregelverket pkt. 6.3.8.2. Det er informasjon som er av betydning for vurderingen av om tilskudd kan innvilges, og evt. med hvilket beløp, som skal kontrolleres.
Statsforvalteren skal kartlegge henholdsvis risiko for at det oppstår feil på grunn av problemer med fortolkning av tilskuddsvilkårene, og risiko for uregelmessigheter (feilopplysninger fra søker).
Kartleggingen av risiko skal gi føringer for hva som eventuelt skal kontrolleres nærmere, og hvordan kontrollene kan gjennomføres. Slik danner risikovurderingene terskel for kontroll av opplysninger i søknadene.
Kontrollene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved den. I kap. 8 i dette rundskrivet gis det en beskrivelse av hvilke krav som stilles til behandlingen av de enkelte tilskuddene i ordningen, og eksempler på hvordan opplysningene kan kontrolleres.
Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Det å dokumentere de kontroller man har gjort er et virkemiddel for å sikre etterprøvbarhet. Målet er ikke å dokumentere mest mulig, men å dokumentere de kontroller som er gjort som anses som en nødvendig del av grunnlaget for vedtaket om tilskudd.