Kapittel 7: Formaliakontroller
Før statsforvalteren vurderer om søkeren kan få tilskudd, må saksbehandler gå igjennom hver enkelt søknad for å ta stilling til habilitet, søknadsfrist og formelle krav til søknaden.
Vurdere habilitet
- Saksbehandler må vurdere om han eller hun kan behandle den enkelte søknaden
Regler om inhabilitet følger av forvaltningsloven §§ 6 - 10. At en person er inhabil vil si at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. En saksbehandler som er inhabil kan verken tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i den konkrete saken, jf. forvaltningsloven § 6 første ledd.
Forvaltningslovens § 6 første ledd angir konkrete tilfeller der saksbehandler er inhabil grunnet sin relasjon til sakens parter. Saksbehandler vil alltid være inhabil i de tilfeller som er nevnt i § 6 første ledd.
Etter § 6 andre ledd kan det også foreligge «andre særegne forhold» som er egnet til å svekke saksbehandlers upartiskhet. Dette gjelder de tilfeller som ikke faller inn under første ledd.
Saksbehandler kan være inhabil der avgjørelsen i saken kan ha betydning for saksbehandleren selv. Tilsvarende gjelder der saken har betydning for noen saksbehandler har en nær personlig tilknytning til. Hvorvidt man har en nær personlig tilknytning til noen må vurderes konkret og gjelder en videre krets av personer enn de som er spesifikt nevnt i § 6 første ledd (over). Veiledende for å avgjøre dette, er om den personlige tilknytningen er like nær som den man normalt har i forhold til søsken eller svoger. Dette gjelder for eksempel dersom saksbehandler har et tett personlig vennskapsforhold til søker.
Forvaltningsloven § 8 regulerer hvordan habilitetsspørsmålet skal avgjøres. Hovedregelen er at det er saksbehandler selv som avgjør om han er inhabil i den konkrete saken. Saksbehandler må derfor gjøre denne vurderingen for hver enkelt søknad. Avgjørelsen kan også overlates til nærmeste overordnede til den habilitetsspørsmålet gjelder. Dersom innsigelser om saksbehandlers habilitet er reist av en part i saken, skal innsigelsen alltid legges vekt på i habilitetsvurderingen.
Kontrollere at søknadsfristen er overholdt
- Statsforvalteren må kontrollere at søknadsfristen er overholdt
Søknadsfristen for tilskuddet er 31.mai og følger av forskriftens § 6 tredje ledd.
Søknadsskjemaet, sammen med vedlegget om inntektsopplysningen, må være levert innen fristen. Statsforvalteren må vurdere om eventuelle feil og mangler i skjemaene er så vesentlige at søknaden ikke kan anses som levert innen fristen.
Dersom søknaden anses levert etter fristen, og det heller ikke er gitt opplysninger som gir grunnlag for å ta stilling til dispensasjon, kan den i utgangspunktet ikke realitetsbehandles. I slike tilfeller skal søknaden avvises. Avvisning regnes som et enkeltvedtak som kan påklages, jf. forvaltningsloven § 2 tredje ledd.
Dispensasjon fra søknadsfristen
Statsforvalteren kan dispensere fra søknadsfristen dersom siidaandelen eller reinlaget av særlige grunner ikke kan levere søknaden innen 31. mai. I slike tilfeller bør søker begrunne årsaken til at søknaden leveres for sent.
At noe er «særlige grunner» innebærer som hovedregel at det må være en spesiell og uvanlig situasjon, som avviker fra det normale. Slike situasjoner kan for eksempel være dersom siidaandelsleder eller representant for reinlaget blir alvorlig skadet eller syk, eller ved uforutsette hendelser som ekstremvær, skred, ulykke etc. som påvirker innsending av søknaden. Statsforvalteren må gjøre en skjønnsmessig vurdering av den konkrete situasjonen.
Forskriften sier ikke at det må søkes om dispensasjon. Det er statsforvalteren som må vurdere om det skal gis dispensasjon ut fra de opplysningene som foreligger i saken. Hvis søker ikke har gitt (nok) opplysninger i søknaden, må statsforvalteren vurdere om det skal etterspørres ytterligere opplysninger fra søker som kan bidra til å opplyse saken, jf. forvaltningsloven §§ 11 og 17.
Statsforvalterens vurdering av om det kan gis dispensasjon fra søknadsfristen, må fremgå i vedtaksbrevet.
Kontrollere at de formelle kravene til søknaden er oppfylt
- Statsforvalteren må kontrollere at søknaden er levert på skjema fastsatt av Landbruksdirektoratet, og at den har de etterspurte opplysningene og vedleggene
Det følger av forskriften § 6 at søkeren skal sende søknad om tilskudd på skjema fastsatt av Landbruksdirektoratet. Søknadsskjemaet består av to deler; skjemaet (LDIR 649 B for siidaandeler og LDIR 653 B for reinlag) og vedlegg til dette. I vedlegget skal søkeren gi informasjon om inntekter av betydning for å vurdere tilskuddene.
Dersom søkeren sender søknad og/eller opplysninger om inntekt på annet skjema enn det som er fastsatt av Landbruksdirektoratet, kan det vurderes om søkeren likevel kan innvilges tilskudd i tråd med formålet. I slike tilfeller må statsforvalteren be søker fylle ut fastsatt søknadsskjema med vedlegg og sende dette inn til statsforvalteren innen en gitt frist. Dersom statsforvalteren ikke mottar søknad på etterspurt skjema, oversendes søknaden til Landbruksdirektoratet, som avgjør om det skal gis dispensasjon fra kravet i forskriftens § 6 første ledd eller ikke.
Hvis de formelle kravene ikke anses oppfylt, kan søknaden avvises. Avvisning regnes som et enkeltvedtak som kan påklages, jf. forvaltningsloven § 2 tredje ledd.
Søknadsskjemaet
Søknadsskjema finnes på Landbruksdirektoratets nettsider både som lenke til elektronisk skjema via Altinn, og som nedlastbart PDF-skjema. Søknaden leveres enten via Altinn, eller skrives ut og sendes per post til statsforvalteren i reinbeiteområdet siidaandelen tilhører. Alle reinlag skal sende søknaden til Statsforvalteren i Trøndelag.
Søknadene inneholder personopplysninger og opplysninger som er taushetsbelagte etter reindriftsloven, og statsforvalter bør derfor ikke be søkerne sende papirsøknadene per e-post dersom ikke sikker løsning kan tilbys.
Det er bare mulig å sende elektronisk søknad hvis siidaandelen/reinlaget har levert melding om reindrift (MOR) elektronisk for tilskuddsåret. Enkelte av opplysningene fra elektronisk MOR blir automatisk overført til elektronisk søknad om tilskudd. Er MOR levert på papir, må søker bruke papirskema. Skjemaet ligger tilgjengelig på direktoratets nettside.